Beslutsguiden

Hur fattas beslut i kommunen? Här finns svaret.

Kommunen har stor frihet att bestämma över sin verksamhet själv, men varje ärende måste behandlas enligt vissa regler.

Ärendet kommer in

Beslutsprocessen börjar med att ett ärende kommer in till kommunen. Det finns många olika sorters ärenden, till exempel medborgarinitiativ, motioner från ledamöter i kommunfullmäktige eller skrivelser från myndigheter, företag eller tjänstepersoner inom kommunen.

Varje nämnd har ett årshjul som täcker de flesta ärenden såsom budget, delårsrapporter, årsredovisning, intern kontroll och måluppföljning.

Diarieföring

Det inkomna ärendet diarieförs, vilket innebär att det registreras i kommunens diarium och får ett unikt diarienummer. Diarieföring används för att hålla ordning på alla ärenden och för att allmänheten lättare ska kunna få information om de ärenden som kommit in.

Beredning

Ärendet lämnas till en handläggare (anställd tjänsteperson) som ansvarar för att det bereds. Beredning innebär att ärendet utreds och att de underlag som behövs för att fatta beslut tas fram. Ibland får en tjänsteman i kommunen fatta beslut på delegation och ibland behöver ett politiskt beslut fattas.

Om det behövs skickas ärendet på remiss till andra instanser som får lämna synpunkter. Sedan sammanställer handläggaren det som framkommit under beredningen.

Delegation

Kommunfullmäktige beslutar vilka ansvarsområden de olika nämnderna ska ha. De politiska nämnderna kan dock inte besluta i alla frågor som de ansvar för och därför beslutar nämnderna om vem som får fatta vilka beslut i så kallade delegeringsregler.

Delegation kan ges till exempelvis de förtroendevalda i ett arbetsutskott, till en ordförande i nämnden, till en chef inom nämndens ansvarsområde eller till en enskild tjänsteman såsom handläggare, socialsekreterare eller rektor.

Beslut på delegation

Den som fattar ett beslut på delegation fattar beslutet på nämndens vägnar. De allra flesta beslut fattas av medarbetare. Det kan handla om beslut om skolskjuts, bygglov, bostadsanpassningsbidrag, upphandling, personalfrågor, försörjningsstöd och mycket, mycket mer.

Den som har fattat beslut på delegation måste återredovisa detta för nämnden månadsvis. Ett beslut som har fattats på delegation kan inte ändras av en överordnad chef eller av nämnden.

Nämnders ansvarsområden

Kommunfullmäktige beslutar vilka nämnder det ska finnas i en kommun och vilka ansvarsområden de ska ha. I Tomelilla kommun finns det följande nämnder:

• kommunstyrelsen,
• familjenämnden,
• vård och omsorgsnämnden,
• samhällsbyggnadsnämnden,
• byggnadsnämnden,
• kultur- och fritidsnämnden,
• valnämnden,
• krisledningsnämnden,
• valberedningsnämnden.

Tomelilla kommun leder också den gemensamma nämnden Sydöstra Skånes överförmyndarnämnd och deltar i den gemensamma nämnden Östra Skånes hjälpmedelsnämnd.

Här kan du läsa mer om de olika nämnderna

Här kan du läsa mer om kommunstyrelsen

Beredning inför sammanträde

Nämndens ordförande har rätten att besluta om ärendet är färdigberett och därmed ska tas med på dagordningen till nästa sammanträde.

Oftast har dock hela nämndens presidium gemensam beredning ca en vecka före nämndssammanträdet. Där beslutas om vilka ärenden som ska tas upp på sammanträdet, vilka handlingar som ska skickas ut till nämndens ledamöter och ersättare samt en del praktiska frågor.

Sammanträde

Väl på sammanträdet fattar nämndens ledamöter beslut i ärendet. Det är ärendetypen som avgör vilken politisk instans som fattar beslutet. Det regleras genom de reglementen för de olika nämnderna som kommunfullmäktige har fattat beslut om.

Om beslutet ska fattas i kommunfullmäktige bereds det först av kommunstyrelsen. Vid sammanträdet deltar ledamöter, ersättare, nämndens sekreterare, verksamhetschef och andra tjänstemän som på olika sätt kan ge upplysningar vid sammanträdet.

De flesta av Tomelilla kommuns nämnder har nio sammanträden per år.

Protokoll

Efter sammanträdet skriver nämndsekreteraren ett protokoll med en paragraf för varje ärende. Protokollet justeras (godkänns) av ordföranden och den eller de ledamöter som på sammanträdet utsetts till justerare.

Därefter anslås protokollet på kommunens officiella anslagstavla. Detta är också beviset om att beslut fattats och att överklagandetiden börjat löpa.

Här hittar du sammanträden och protokoll

Expediering

Varje beslut expedieras, vilket innebär att det skickas ut till dem som berörs av det. Sedan avslutas och arkiveras ärendet.