Inköp och upphandling
När kommunen köper varor, tjänster och byggentreprenader måste kommunen följa Lagen om offentlig upphandling, LoU. En upphandling resulterar antingen i ett ramavtal eller enskilt köp.
Ramavtal tecknas inom avtalsområden där vi har kontinuerliga behov, exempelvis kontorsmateriel. Under ramavtalets giltighetstid görs kontinuerliga avrop från de leverantörer som kommunen har ramavtal med.
Upphandlingar som berör fler än en verksamhet sköts av den centrala upphandlingsfunktionen, i övriga fall görs upphandlingarna av den enskilda verksamheten.
Tomelilla kommun använder Mercell TendSign för elektronisk annonsering av upphandlingar.
Inköp - regler och riktlinjer
Direktupphandling
Direktupphandling får endast ske då upphandlingens värde är lågt eller vid synnerliga skäl. Före direktupphandlingen ska alltid kontrolleras om ramavtal finns. Om ramavtal inte finns får direktupphandling endast ske efter den centrala upphandlingsfunktionens godkännande.
Samarbete med Ystad
Under hösten 2023, påbörjades arbetet med att etablera en gemensam inköps- och upphandlingsfunktion för Ystad och Tomelilla. Målet med denna sammanslagning är att:
- Skapa en stabil och robust inköpsfunktion som täcker hela inköpskedjan.
- Upprätthålla specialistkompetens inom områden som e-handel, uppföljning av avtal och olika typer av upphandlingar.
- Stärka vår gemensamma marknadsposition, optimera inköpsprocesser och förbättra affärsvillkoren.
- Bidra till utveckling genom att vara tvärorganisatorisk och tvärfunktionell, vilket möjliggör samarbeten, synergier och positiva förändringar.
Den gemensamma enheten hör organisatoriskt till Ystads kommun. Simrishamn deltar också i inköps- och upphandlingssamarbetet genom samverkansavtal med Ystads kommun.
Inköpsenheten i Ystad nås via mejl eller via mejl/telefon till kontaktpersonen på funktionen, ekonom/upphandlare Peter Eriksson.
Inköpsenheten, Ystad: upphandling@ystad.se
Peter Eriksson: peter.eriksson@ystad.se, 0411-577167
Fakturor
Sedan några år, finns lagen om e-faktura till följd av offentlig upphandling (SFS 2018:1277). Lagen innebär att alla inköp, oavsett värde, som görs till följd av upphandlingslagarna LOU, LUF, LUFS eller LUK ska faktureras med e-faktura. Inköp som görs av oss, Tomelilla kommun ska därför faktureras med en e-faktura.
PDF-fakturor räknas inte som e-fakturor.
E-faktura via Peppol
Tomelilla kommun tar emot e-fakturor via Peppol-nätverket.
Vår elektroniska adress i Peppol är 0007:2120000886.
E-faktura via leverantörsportal
Du som inte har möjlighet att skicka Peppol-faktura från ditt eget ekonomisystem kan använda kommunens egen leverantörsportal för att skicka upp till 100 fakturor per år kostnadsfritt.
Skicka ett mail till ekonomi@tomelilla.se där du anger e-postadress till den kontaktperson som ska kunna logga in i portalen. Vi återkommer med en länk som du kan använda för att registrera dig.
Fakturareferens
Fakturareferens måste framgå på fakturan. Det skall vara fem siffror t.ex. 21301, inga bokstäver får finnas med.
Pågående upphandlingar
Kommunens pågående upphandlingar
Tomelilla kommun publicerar samtliga upphandlingar via Mercell TendSign och på Opic där du kan se kommunens samtliga aktuella upphandlingar.
Tomelilla kommuns aktuella upphandlingar (Mercell TendSign)
Länk till annan webbplats.
På övriga länkar nedan finner man samordnade upphandlingar med kommunernas och statlig inköpssamordning.
SKL inköpscentral- Adda Länk till annan webbplats.
Ramavtal, statlig inköpssamorning på avropa.se Länk till annan webbplats.
Konkurrensverket, upphandlingsstöd Länk till annan webbplats.
Hitta LOV-uppdrag (lagen om valfrihetssystem) Länk till annan webbplats.
Lämna anbud till kommunen
Det första och kanske viktigaste rådet om du vill lämna anbud är att bevaka när kommunen annonserar sina upphandlingar. Detta kan till exempel ske genom att regelbundet besöka vår webbplats eller genom att prenumerera på en bevakningstjänst.
Lämna elektroniska anbud via TendSign
På webbplatsen Tendsign skapar, annonserar och följer upphandlare sina upphandlingar. Du som är leverantör kan lämna elektroniska anbud.
En offentlig upphandling genomförs skriftligt. Kommunen anger krav och önskemål i ett förfrågningsunderlag och leverantören svarar med ett anbud. Möjligheterna att i efterhand förändra något i dessa handlingar är mycket begränsade.
Om du vill lämna anbud till kommunen, tänk därför på följande:
- Läs igenom förfrågningsunderlaget mycket noga. Eftersom anbudet inte kan kompletteras i efterhand är det viktigt att alla frågor som ställs i förfrågningsunderlaget besvaras klart och tydligt.
- De intyg och handlingar som begärs måste också bifogas.
- Se till att samtliga skall-krav kan uppfyllas. Anbud som inte uppfyller skall-kraven kan inte tas upp till prövning.
- Kontrollera att anbudet kommer in till kommunen i rätt tid. För sent inkommit anbud får ej tas upp till prövning.
Om du uppfattar oklarheter eller fel i förfrågningsunderlaget, ta snarast kontakt med kommunens handläggare. Det är viktigt för oss. Om vi får synpunkter i tid kan vi göra förtydligande eller rättelser som når alla som har begärt handlingarna.
Regler för upphandling
För alla kommunens upphandlingar gäller Lagen om offentlig upphandling (LOU). Lagen styr den offentliga upphandlingen och syftet är bland annat att säkra den fria konkurrensen.
Hitta den och fler lagar och förordningar inom upphandlingsområdet på Upphandlingsmyndighetens sida
Konkurrensutsatt verksamhet
Konkurrensutsättning är när en kommun prövar om ett privat företag, en förening eller ett kooperativ helt eller delvis kan driva kommunalt finansierad verksamhet. Detta istället för att kommunen driver verksamheten i egen regi.
Syftet med konkurrensprövning är att bredda antalet utförare. Det kan bidra till bättre kvalitet, lägre kostnader och ökad effektivitet.
Konkurrensprövning enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU)
Det är den vanligaste metoden som i korthet innebär att kommunen ber andra aktörer lägga anbud på att driva en viss verksamhet som kommunen tidigare skött. Hur sådana upphandlingar går till regleras närmare av lagen om offentlig upphandling (LOU).
Lagen om valfrihetssystem (LOV)
LOV kom till för att öka valfriheten inom stöd, vård- och omsorgstjänster och har funnits sedan 2009. Läs mer om LOV på Konkurrensverkets webbplats.
Konkurrens inom enskild förskoleverksamhet, pedagogisk omsorg eller skolbarnomsorg
När det gäller skolan och förskolan kan du som förälder (eller myndig elev) redan välja mellan olika alternativ och driftsformer för dina barns skola och förskola.
Kommunal verksamhet på entreprenad via uppdragsföretag
Det finns också tjänster som kommunen konkurrensutsätter där valfriheten gäller kommunen och inte medborgaren. Att använda sig av så kallade uppdragsföretag ger kommun en större valfrihet, även om kommunen har huvudansvaret för att tjänsterna erbjuds till medborgarna.
Några exempel på verksamheter där vi använder uppdragsföretag
- färdtjänst
- skolskjutsar
- hushållsavfall
- vinterväghållning
- vuxenutbildning
- tolkverksamhet