Information- och IT-säkerhet

Så här bidrar du som medarbetare till att skydda kommunens information och IT-miljö.

Du som medarbetare och den information du hanterar i ditt dagliga arbete är kommunens viktigaste tillgång. Som medarbetare i Tomelilla kommun är det viktigt att vara medveten om hur du kan bidra till att skydda kommunens data och information. Information hanteras på många olika sätt – i dokument, i våra IT-system, i telefon, på digitala möten, i ett anteckningsblock, på ett foto, i samtal med våra kollegor med mera.

Bristande informationssäkerhet kan medföra störningar i samhällsviktiga verksamheter, att information går förlorad, förvanskas eller stjäls. Det kan även medföra ekonomiska förluster och att förtroendet för Tomelilla kommun påverkas negativt.

Skydda kommunens IT-miljö

Vi behöver IT för förskola och skola, för stöd och omsorg, för bygglov, för att låna ut böcker på biblioteket, för att kunna kommunicera med varandra via e-post och mycket, mycket mer. Vi behöver också kunna betala våra fakturor, göra våra inköp, se vårt arbetsschema och inte minst betala ut lön.

Så här bidrar du som medarbetare till att skydda kommunens IT-miljö:

• Var källkritisk.
• Om du får ett misstänksamt mejl, som inte fastnat i karantän, ska du ta en skärmbild av mejlet och skicka bilden till helpdesk@tomelilla.se. Du ska inte svara på eller vidarebefordra mejlet.
• Gör uppdateringar av verksamhetssystem eller andra uppdateringar på din dator eller mobiltelefon direkt, vänta inte.
• Var uppmärksam på nätfiske. Ange aldrig ditt lösenord om du blir uppmanad att göra det i ett mejl, sms, telefonsamtal eller liknande.
• Klicka inte på okända länkar och scanna inte okända QR-koder om du inte är säker på var länken leder. Det gäller både länkar i mejl, SMS, MMS och på webbplatser.
• Öppna inte filer om du inte vet vem dem kommer från eller om du inte har förväntat dig att få dem.
  
• Om du angett dina inloggningsuppgifter, öppnat bilagor eller klickat på länkar i ett misstänkt mejl ska du omedelbart kontakta Helpdesk på telefonnummer 0417-180 01.
• Anmäl eventuella avvikelser och incidenter till exempel störningar i våra IT-system eller om du misstänker att någon obehörig har varit i våra lokaler. Kontakta Helpdesk 0417-18001. Ring hellre en gång för mycket.
• Var beredd att gå över till att arbeta med manuella och analoga rutiner. Är du osäker på hur dessa ser ut i just din verksamhet ska du kontakta din närmsta chef.

När du arbetar på distans

Är du en av dem som ibland arbetar på distans? Från hemmet, på tåg eller buss, från en konferensanläggning, ett hotell eller från skogen? Tänk på att du är skyldig att skydda kommunens information på samma sätt som om du vore på jobbet.

Tänk på att du är skyldig att skydda kommunens information på samma sätt som om du vore på jobbet.

• För inte känsliga samtal i telefon eller med dina arbetskamrater så att utomstående kan höra det.
• Ha inte utomstående personer i rummet när du har ett videomöte.
• Lås alltid skärmen på din dator eller telefon när du inte använder den.
• Låna aldrig ut ditt lösenord eller din utrustning.
• Skilj på privat utrustning och jobbets utrustning.
• Flytta inte en USB-sticka mellan privat utrustning och jobbets utrustning.
• Lämna inte papper eller din väska framme obevakat.
• Lämna inte telefonen, datorn eller viktiga papper i bilen eller på tågsätet.

Tillsammans undviker vi att personuppgifter röjs och skyddar Tomelilla kommuns information från att hamna i orätta händer och öron.

Ansvarig för informationssäkerhet är Anna Jacobsson. Hon ingår i den gemensamma säkerhets- och beredskapsfunktionen, ett samarbete mellan kommunerna Tomelilla, Sjöbo och Simrishamn.