Styrmodell för avtalshantering i Stratsys

Vi lanserar nu en ny styrmodell i Stratsys, som är tänkt att underlätta för dig som hanterar avtal.

Syftet är att erbjuda ett modernt verktyg för att kunna arbeta aktivt med avtalsuppföljning, planering och uppföljning mot ställda krav.

Nu får verksamheterna i stället möjlighet att själva registrera och hantera sina avtal i styrmodellen i Stratsys. Där kommer du till exempel att kunna:

• registrera sina avtal
• ha koll på avtalstiderna
• lägga till händelser och anteckningar kopplade till sina avtal
• dokumentera avvikelser inför kommande förhandlingar.
  

Vem ska använda styrmodellen?

• Den som är ansvarig för avtal i verksamheten kommer att arbeta med dessa i Stratsys framöver. I styrmodellen finns en instruktion som förklarar hur den används.
• Den som saknar tillgång till Stratsys men behöver tillgång till våra avtal för att kunna göra beställningar kan ansöka om en läslicens. Det gör du här: Ansök om läslicens
  

Bättre kontroll i hela organisationen

Den avtalsdatabas som funnits har inte varit heltäckande, och det har heller inte funnits ett uppdrag att göra den komplett. Det har inneburit att det varit en utmaning att aktivt förvalta och följa upp sina avtal. Nu ger vi hela organisationen möjlighet att öka sin kontroll, vilket i sin tur kommer att öka vår avtalstrohet och avtalsefterlevnad: Dels kommer vi att kunna styra våra inköp till de leverantörer vi har avtal med på ett bättre sätt, och dels kommer vi att kunna säkerställa att båda parter uppfyller sina skyldigheter enligt avtalet på ett korrekt sätt.

Fortsatt arbete med att förenkla och effektivisera

Förutom en översyn av avtalsdatabasen har inköpsenheten också arbetat med att ta fram rutiner för att klassificera och skapa förvaltningsstruktur till organisationens avtal. De kommer att rullas ut under 2024 med start i nytecknade avtal samt de avtal som klassificeras som viktigast för den kommunala organisationen.

Det pågår också ett arbete för att minska det administrativa arbetet kopplat till avtalsförlängningar. Vi vill kunna frigöra tid till arbete med uppföljning och proaktivt avtalsarbete.

Alltsammans är komplexa och tidsödande processer. Men en mer aktiv avtalsförvaltning kommer att skapa både en kontroll som förväntas av oss som kommun – och så klart även goda affärer!