Vi växlar till ett nytt spår

Under lång tid har offentlig verksamhet i Sverige präglats av styrning uppifrån och nedåt. Det har i många fall lett till onödig administration och ineffektivitet. Verksamheter har upplevts som stelbenta och detaljstyrda. Genom att nu växla övertill en tillitsbaserad styrning vill vi, precis som många andra kommuner och myndigheter, flytta besluten närmare verksamheterna. Utgångspunkten för våra beslut ska vara medarbetarnas profession och kompetens, tillsammans med behoven hos våra kunder.

Så vad innebär tillitsbaserad styrning?

  • mindre detaljstyrning, kontroll och byråkrati
  • vi tar bättre vara på medarbetares och kunders kompetens och engagemang
  • högre kvalitet i våra tjänster och ett bättre arbetsklimat

Modellen innebär att vi analyserar och utvecklar våra verksamheter tillsammans. Det är ett arbete som aldrig blir färdig. Istället är det en resa i ständig förbättring och utveckling. För våra kunder och våra medarbterare.

En bättre välfärd

Genom att tydliggöra mandat, besluts- och analysarbete långt ut i verksamheten skapar vi goda möten mellan verksamheternas utvecklingsarbete och politiska mål och ideologier. Vi tar tillvara våra medarbetares kompetens och kan ha örat mot marken för att förstå våra kunders behov. Det hjälper oss att vara mer flexibla och att kunna ge kommunens invånare bättre service och välfärd.

Ett bättre arbetsklimat

Med tillitsbaserad styrning sätter vi en tillit till medarbetarnas kunskap och erfarenhet. Vi uppmuntrar dialog och samarbeten och att vi lär av varandra. Stödfunktioner som HR och ekonomiavdelning är just stödjande, inte styrande.

Med mindre detaljstyrning och byråkrati ges större lyhördhet, handlingsutrymme och självbestämmande i verksamheterna.

En modell med tre hörnstenar och sju principer

Så hur sipprar tillitsbaserad styrning och ledning ut i en organisation? Vad är det som krävs för att den ska slå rot? Med en enkel bild kan man beskriva det
som att vi har tre hörnstenar:

  • styrning
  • kultur och ledarskap
  • organisation och arbetssätt

De ska genomsyras av ett antal principer och ett tydligt fokus på verksamhetens syfte och kundens behov. De sju principerna är:

  • tillit
  • kundskap
  • stöd
  • öppenhet
  • delegering
  • samverkan
  • kundfokus

 

Grundläggande för vårt nya sätt att arbeta är delade erfarenheter. Medarbetarna ute i verksamheterna identifierar problem, testar en åtgärd och analyserar utfallet. Om utfallet är positivt kan det delas med andra verksamheter och ligga till grund för liknande satsningar.

Beslutsvägarna är korta och vi delar med oss av de goda exemplen.

Den nya modellen innebär en tydlig gräns mellan politikers och professionens ansvar. Politikerna i kommunen får återkoppling från verksamheterna i form av omvärldsbevakning, analyser av nuläge och nyckeltal. Utifrån detta underlag och sin politiska övertygelse sätter de inriktningen för Tomelilla kommun med få och tydliga mål.

Inriktningen är en viktig grund för verksamheternas mål men innebär ingen detaljstyrning.

Alla medarbetares kompetens och erfarenheter är nödvändiga för våra verksamheter. Med större tillit ska alla ges möjlighet att påverka och utveckla sin verksamhet, att växa i sin yrkesroll, nå en större tillfredsställelse – och känna arbetsglädje.

Målen sätts av politiker, verksamheten genomför

Varje verksamhets övergripande planering och mål tydliggörs i en verksamhetsplan och en kontinuerlig verksamhetsdialog. Vi prioriterar tid för nulägeskoll, analys och dialog för att ständigt kunna utveckla och förbättra arbetet och de tjänster vi erbjuder våra kunder.

En nulägeskarta upprättas årligen inför nämndernas mål- och budgetprocess. Den är en sammanfattning av verksamhetens viktigaste slutsatser som lämnas till nämnden/styrelsen. Syftet är att ge ett stöd till de förtroendevalda för förståelse av verksamhetens utmaningar och möjligheter.

Nulägeskartan bygger på en omvärldsanalys och en nulägesanalys.

Omvärldsanalys

Varje år görs en övergripande omvärldsaanalys för Tomelilla kommun. Den fångar upp de globala megatrenderna och hur dessa påverkar Tomelilla specifikt. Utifrån denna gör varje verksamhet sin analys.

  • Hur påverkar trender - stora som små - just vår verksamhet?
  • Vilka viktiga skeenden ser vi omkring oss - lokalt, regionalt, nationellt, globalt?
  • Vad betyder dessa för vår verksamhet?

Nulägesanalys

Nulägesanalysen är en beskrivning av läget just nu i verksamheten och vad som finns runt hörnet.

Exempelvis:

  • Hur ser våra resultat ut?
  • Hur se behoven ut för dem vi är till för?
  • Vilka förväntningar har invånarna på oss?
  • Vilka är våra största utmaningar?

Nulägesanalysen ska ge en välgrundad biild av nämndens/styrelsens nuläge och samtidigt peka på områden för utveckling. Frågorna kan till viss del kopplas till nyckeltal/mätare. Nulägesanalysen är ett underlag för politiken när det gäller att prioritera och sätta mål.

Med en verksamhetsplan får all möjlighet att klart och tydligt definiera sitt uppdrag, vad man vill uppnå och hur man ska nå dit.

Varje verksamhet, verksamhetsområde, avdelning eller enhet ska upprätta en verksamhetsplan. När verksamhetsplanen tas fram utgår man ifrån aktuell nulägeskarta, de politiska mål och inriktningar som finns samt gällande lagstiftningar och andra styrande dokument. Verksamheten använder sig i arbetet av den omvärldsanalys som har tagits fram för kommunen.

Varje verksamhet bör också göra en nulägesanalys över verksamhetens resultat, behov och identifierade förbättringsområden. Vilka utmaningar står verksamheten inför? Vilka ekonomiska förutsättningar finns? Vilka förbättringsområden ska prioriteras? Vilka viktiga satsningar behöver göras i verksamheten? Finns något specifikt uppdrag? Vad ska göras för att den aktuella verksamheten ska uppfattas som en attraktiv arbetsgivare?

Verksamhetsplanen ska vara kort och kärnfull.

  • Vad är vårt uppdrag?
  • Vad vill vi uppnå?
  • Vad behöver vi göra för att ta oss dit?
  • Vad planerar vi att göra på längre sikt?

Verksamhetsplanen ska vara väl känd av alla medarbetare. Verksamhetsplanen är ett levande dokument som följs upp och revideras regelbundet. När en aktivitet är slutförd så bedömer vi vad vi ska ta oss an härnäst.

Verksamhetsdialog - ledningsnivå

Verksamhetsdialog är ett sätt att följa upp verksamheten. Viktigt är, när man arbetar med tillitsbaserad styrning, att beslut ska tas så nära verksamheten som möjligt. Den politiska ledningen ska visa tillit till tjänstemannaorganisationen att leda verksamheten mot uppsatta mål. Rapporteringen ska minskas till gagn för dialog, lärande och samverkan.

Verksamhetsdialogen har ett tydligt syfte och en tydlig målsättning. Verksamhetsdialoger ska föras i mindre grupper (2-5 personer) med personer som har ett ledningsansvar i verksamheten. Stödfunktioner som ekonomi, HR och kvalitet deltar. Dialogerna sker regelbundet och utifrån en fastlagd agenda. Syftet med att stödfunktionerna deltar, är att få helhetssyn på den verksamhet som bedrivs.

Grunden vid verksamhetsdialogen är "nulägeskollen". Respektive verksamhetschef/enhetschef ansvarar tillsammans med sina stödfunktioner för att en nulägeskoll har tagits fram inför varje verksamhetsdialog.  Varje deltagare vid verksamhetsdialogen måste vara väl förberedd och insatt i vad som gäller för den egna verksamheten.

Verksamhetsdialogen kan, förutom den sedvanliga uppföljningen, ha ett särskilt tema.

Verksamhetsdialog – för ökad delaktighet

Verksamhetsdialoger ska ske på den enskilda avdelningen eller enheten. Hur verksamhetsdialogen utformas bestämmer man lokalt. Dessa dialoger syftar till att öka delaktigheten i det dagliga arbetet.

Nulägeskollen

Nulägeskollen ska innehålla de uppgifter som chefen för verksamheten/enheten behöver ha för att uppnå full koll på sin verksamhet. Varje chef avgör vilka uppgifter, nyckeltal eller mätare som hon/han behöver för detta.

Sveriges kommuner och regioner och Rådet för kommunala analyser erbjuder en modell och enkät som mäter hur medarbetare upplever sin arbetsgivare - HME (Hållbart medarbetarengagemang).

Frågorna som ställs till medarbetarna finns inom områdena motivation, ledarskap och styrning. Resultatet kan sedan jämföras med andra kommuner och regioner.

Tomelilla kommun är en av många som använder HME. Enkätfrågorna finns med i den större medarbetarundersökning som genomförs vartannat år. Utifrån resultatet upprättas en handlingsplan som kommunens chefer arbetar vidare med.

Senaste mätningen ägde rum 2018. En ny medarbetarundersökning med HME kommer genomföras hösten/vintern 2020.

Resultat och handlingsplan 2018

HME-område Resultat riket Resultat Tomelilla kommun  
Motivation 79 78  
Ledarskap 78 78  
Styrning 79 76  

I handlingsplanen som togs fram för arbete under 2019, identifierades utvecklingsområden som handlar om ledarskapets utmaningar att prioritera, utvärdera och följa upp mål för enhet och verksamhet. Åtgärder togs fram kring hantering av känslomässigt påfrestande situationer, konflikthantering, kränkningar, stress och att som chef ge feedback.