En nulägeskarta upprättas årligen inför nämndernas mål- och budgetprocess. Den är en sammanfattning av verksamhetens viktigaste slutsatser som lämnas till nämnden/styrelsen. Syftet är att ge ett stöd till de förtroendevalda för förståelse av verksamhetens utmaningar och möjligheter.

Nulägeskartan bygger på en omvärldsanalys och en nulägesanalys.

Omvärldsanalys

Varje år görs en övergripande omvärldsaanalys för Tomelilla kommun. Den fångar upp de globala megatrenderna och hur dessa påverkar Tomelilla specifikt. Utifrån denna gör varje verksamhet sin analys.

• Hur påverkar trender - stora som små - just vår verksamhet?
• Vilka viktiga skeenden ser vi omkring oss - lokalt, regionalt, nationellt, globalt?
• Vad betyder dessa för vår verksamhet?

Nulägesanalys

Nulägesanalysen är en beskrivning av läget just nu i verksamheten och vad som finns runt hörnet.

Exempelvis:

• Hur ser våra resultat ut?
• Hur se behoven ut för dem vi är till för?
• Vilka förväntningar har invånarna på oss?
• Vilka är våra största utmaningar?

Nulägesanalysen ska ge en välgrundad bild av nämndens/styrelsens nuläge och samtidigt peka på områden för utveckling. Frågorna kan till viss del kopplas till nyckeltal/mätare. Nulägesanalysen är ett underlag för politiken när det gäller att prioritera och sätta mål.

Med en verksamhetsplan får all möjlighet att klart och tydligt definiera sitt uppdrag, vad man vill uppnå och hur man ska nå dit.

Varje verksamhet, verksamhetsområde, avdelning eller enhet ska upprätta en verksamhetsplan. När verksamhetsplanen tas fram utgår man ifrån aktuell nulägeskarta, de politiska mål och inriktningar som finns samt gällande lagstiftningar och andra styrande dokument. Verksamheten använder sig i arbetet av den omvärldsanalys som har tagits fram för kommunen.

Varje verksamhet bör också göra en nulägesanalys över verksamhetens resultat, behov och identifierade förbättringsområden. Vilka utmaningar står verksamheten inför? Vilka ekonomiska förutsättningar finns? Vilka förbättringsområden ska prioriteras? Vilka viktiga satsningar behöver göras i verksamheten? Finns något specifikt uppdrag? Vad ska göras för att den aktuella verksamheten ska uppfattas som en attraktiv arbetsgivare?

Verksamhetsplanen ska vara kort och kärnfull.

• Vad är vårt uppdrag?
• Vad vill vi uppnå?
• Vad behöver vi göra för att ta oss dit?
• Vad planerar vi att göra på längre sikt?

Verksamhetsplanen ska vara väl känd av alla medarbetare. Verksamhetsplanen är ett levande dokument som följs upp och revideras regelbundet. När en aktivitet är slutförd så bedömer vi vad vi ska ta oss an härnäst.

Verksamhetsdialog - ledningsnivå

Verksamhetsdialog är ett sätt att följa upp verksamheten. Viktigt är, när man arbetar med tillitsbaserad styrning, att beslut ska tas så nära verksamheten som möjligt. Den politiska ledningen ska visa tillit till tjänstemannaorganisationen att leda verksamheten mot uppsatta mål. Rapporteringen ska minskas till gagn för dialog, lärande och samverkan.

Verksamhetsdialogen har ett tydligt syfte och en tydlig målsättning. Verksamhetsdialoger ska föras i mindre grupper (2-5 personer) med personer som har ett ledningsansvar i verksamheten. Stödfunktioner som ekonomi, HR och kvalitet deltar. Dialogerna sker regelbundet och utifrån en fastlagd agenda. Syftet med att stödfunktionerna deltar, är att få helhetssyn på den verksamhet som bedrivs.

Grunden vid verksamhetsdialogen är "nulägeskollen". Respektive verksamhetschef/enhetschef ansvarar tillsammans med sina stödfunktioner för att en nulägeskoll har tagits fram inför varje verksamhetsdialog.  Varje deltagare vid verksamhetsdialogen måste vara väl förberedd och insatt i vad som gäller för den egna verksamheten.

Verksamhetsdialogen kan, förutom den sedvanliga uppföljningen, ha ett särskilt tema.

Verksamhetsdialog – för ökad delaktighet

Verksamhetsdialoger ska ske på den enskilda avdelningen eller enheten. Hur verksamhetsdialogen utformas bestämmer man lokalt. Dessa dialoger syftar till att öka delaktigheten i det dagliga arbetet.

Nulägeskollen

Nulägeskollen ska innehålla de uppgifter som chefen för verksamheten/enheten behöver ha för att uppnå full koll på sin verksamhet. Varje chef avgör vilka uppgifter, nyckeltal eller mätare som hon/han behöver för detta.

Sveriges kommuner och regioner och Rådet för kommunala analyser erbjuder en modell och enkät som mäter hur medarbetare upplever sin arbetsgivare - HME (Hållbart medarbetarengagemang).

Frågorna som ställs till medarbetarna finns inom områdena motivation, ledarskap och styrning. Resultatet kan sedan jämföras med andra kommuner och regioner.

Tomelilla kommun är en av många som använder HME. Enkätfrågorna finns med i den större medarbetarundersökning som genomförs vartannat år. Utifrån resultatet upprättas en handlingsplan som kommunens chefer arbetar vidare med.

I handlingsplanen som togs fram för arbete under 2019, identifierades utvecklingsområden som handlar om ledarskapets utmaningar att prioritera, utvärdera och följa upp mål för enhet och verksamhet. Åtgärder togs fram kring hantering av känslomässigt påfrestande situationer, konflikthantering, kränkningar, stress och att som chef ge feedback.