Digital service

Nu tar vi det digitala språnget

I Tomelilla kommun är vi just nu inne i en stark utvecklingsfas vad gäller digitalisering. Framförallt handlar det om att skapa en ännu bättre service till invånare och företag genom att erbjuda digitala tjänster som är öppna 24-7.

Fram till och med sista december 2022 kommer vi i projektform arbeta med detta. Projektet "Digital kommunal service" delfinansieras 50 % av Europeiska regionala utvecklingsfonden − genom Tillväxtverket − med ett tak på drygt 5 mnkr. Motsvarande 50% kostnad lägger kommunen själv genom arbetstid.

Inom projektets ram ska vi ta fram:

  • ett digitalt nav för smart sammanfogad, digital ärendehantering
  • e-tjänster
  • ett utvecklat arbetssätt och metoder för kontaktcenter Tomelilla direkt som en väg in för digital ärendehantering och stöd för personer som behöver hjälp med att överbrygga svårigheter med digital teknik.

Vi har skapat ett effektivt och enhetligt digitalt nav som kopplar samman våra olika system. Navet är förutsättningen för att vi ska kunna arbeta rationellt med en väg in för dig som invånare, besökare eller företagare när du har ärenden hos oss.

Detta är ett pågående utvecklingsarbete. Vi fortsätter att hitta delar av vårt arbete som vi har skäl att automatisera eller robotisera – allt i syfte att skapa effektivitet och frigöra personal så att de kan lägga tid på viktigare saker.

Nu vi skapar vi fler e-tjänster. Riktiga e-tjänster.

Vad är en riktig e-tjänst? Vi menar att det är mer än en digital blankett eller formulär på vår webbplats. I en e-tjänst ska hela ditt ärende få plats från start till mål och du ska inte behöva komplettera med papper, telefonsamtal eller mail. Allt ska gå att hantera digitalt - för dig och i möjligaste mån också för oss.

Vi har gett de-tjänster vi redan har en ny kostym och kopplat dem till Bank-Id. Du hittar dem under det vi kallar Mina sidor. Genom din personliga inloggning kan du se de pågående ärenden du har hos oss och deras status. Du kan också kommunicera direkt från Mina sidor med den aktuella handläggaren.

För dig som känner dig osäker på hur du ska logga in och använda Mina sidor, har vi gjort en introduktionsfilm. Den hittar du under "Om Mina sidor" på just Mina sidor.

Vi kommer nu gå vidare med att skapa riktiga e-tjänster där vi tidigare bara haft formulär eller blanketter. Och vi kommer göra helt nya.

Mina sidor

Även om digitalt ofta betyder snabbt och tillgängligt, kan det också upplevas svårt.

Är man osäker på hur tekniken fungerar, blir det lätt så att man undviker det digitala och därmed går miste om alla de möjligheter och tjänster som förenklar vardagen.

Vi hjälper dig!

Digitala hjälpen

Digitala hjälpen finns hos Tomelilla direkt i kommunhusets entré och har öppet måndag-fredag 8-16.30. Under lunchtid kan det förekomma lite längre väntetid. 

Läs mer om digitala hjälpen

Biblioteket

Biblioteket i centrala Tomelilla har med jämna mellanrum olika aktiviteter och program för dig som vill lära dig mer om digtal teknik. Du kan till och med boka en bibliotekarie för individuell handledning där vi utgår från vad du behöver hjälp med.

Läs mer i aktuellt program

Tomelilla direkt

Tomelilla direkt är vårt kontaktcenter i kommunhuset på Gustafs Torg i centrala Tomelilla. Behöver du hjälp med att använda någon av våra digitala tjänster, är du välkommen för att få hjälp på plats. Vår kundtjänstpersonal leder dig rätt.

Besök oss

För att riktigt kunna dra nytta av det digitalisering ger, arbetar vi också med våra interna processer och arbetssätt.

Vi utnyttjar exemepelvis robotteknik för att automatisera. Den riktigt stora vinsten gör vi när vi kan koppla en förbättrad service med en mer effektiv intern hantering.

Välkommen Robin!

Sedan hösten 2019 arbetar roboten Robin med uppgifter som inkluderar bland annat fakturahantering, bokföring och framtagande av rapporter. Robin jobbar också med ansökningar av försörjningsstöd. Där sammanställer Robin beslutsunderlag och en handläggare tar sedan själva beslutet.

Huvudtesen i Tomelilla kommuns digitaliseringsstrategi är att hitta de enkla lösningarna och fördela resurserna så att medborgarnyttan blir optimal och arbetsmiljön god. Vid automatisering handlar det om att få system att prata direkt med varandra utan någon mänsklig handpåläggning. I de fall detta inte fungerar, kan en robot ersätta den mänskliga handpåläggningen. Det kallas robotisering. 

Vi har ett långsiktigt arbete framför oss att identifiera de processer och delprocesser som kan automatiseras eller robotiseras. Där det är effektivt med den typen av avlastning, ska vi utveckla och ”anställa” fler digitala medarbetare. Ambitionen är att avlasta så många verksamheter som möjligt för att ge ännu bättre service.

Välkommen Kommun-Kim!

Våren 2020 välkomnade vi vår nya digitala medarbetare Kommun-Kim. Kim ger besökare på vår webbplats en möjlighet att genom chatt få svar på lättare frågor som rör kommunens verksamheter. Kim kan svara på allmänna frågor kring bygglov, utbildning, kultur, miljö och mycket mer.

Kims ”hjärna” bygger på conversational AI som är en form av artificiell intelligens som gör att Kim kan förstå avsikt och kontext i en konversation. Det betyder att Kim kan lära sig svara på frågor med samma betydelse fastän de är formulerade olika. Genom träningsmeningar byggs Kims neurala nätverk upp. Kim är ständigt under upplärning – ju fler konversationer Kim har desto mer kan hen lära sig. 

Självklart har Kim inte svaret på allt. Personer som har frågor kring specifika ärenden är välkomna att kontakta Tomelilla direkt. Kim ersätter inte mänsklig kontakt utan fungerar som ett komplement.

Kommun-Kim har motsvarigheter i många länder, inte minst Kommune-Kari som är Kims föregångare i Norge. Kommun-Kim utvecklas av Softronic och Boost AI som fortsätter sitt arbete att förbättra Kim baserat på era och våra önskemål.