Vi behandlar personuppgifter när du kontaktar oss, söker bostad, garage-/bilplats eller lokal, när du sedan blir kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer.

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser. Även uppgifter som kan identifiera objektet du hyr kan vara en personuppgift om dig. De flesta personuppgifter har vi fått från dig, men de kan även komma från oss, Tomelilla kommun eller leverantörer.

Personuppgiftsansvarig

Bostadsföretaget Österlenhem AB, orgnr. 556056-3792, med adress Industribyn 22, 273 35 Tomelilla, är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.

Allmänna handlingar

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevara allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar enligt gällande lagstiftning och dokumenthanteringsplan.

När du ställer dig i vår bostadskö

Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du själv ta bort din profil under "Mina sidor" eller begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du erbjuds en lägenhetsvisning

Innan du blir erbjuden en lägenhetsvisning hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter, men också för att vi ska kunna göra en första bedömning om det är möjligt att teckna ett eventuellt avtal med dig. Vi behöver kunna säkerställa att du som sökande uppfyller kriterierna enligt vår uthyrningspolicy. Vi kollar detta genom att bland annat ta en kreditupplysning och i vissa fall hämtar uppgifter från inkassobolag, Kronofogdemyndigheten, Skatteverket och kontaktar angiven arbetsgivare.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta och i enlighet med gällande lagstiftning och dokumenthanteringsplan.

När du erbjuds en bostad hos oss

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig för att säkerställa att du uppfyller samtliga kriterier enligt vår uthyrningspolicy innan vi ingår ett avtal. Då behöver vi till exempel fler uppgifter om din ekonomi, om din anställning, men även hur du har skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från socialnämnden.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta och i enlighet med gällande lagstiftning och dokumenthanteringsplan.

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enlig våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar även dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresinbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta och i enlighet med gällande lagstiftning och dokumenthanteringsplan.

Elektronisk nyckelhantering

För de hyresgäster som använder sig av vårt elektroniska nyckelsystem (även kallat "tagg") kommer vi att behandla personuppgifter, så som exempelvis bokningslogg av tvättstuga, passageloggar, taggnummer, lägenhetsnummer och uppgift om längre lås- och dörröppningstider.

Ändamålet med behandlingen är att underlätta hanteringen av nycklar för både dig som hyresgäst och för oss som hyresvärd, men även för att upprätthålla hyresavtalet och hantera störningsärenden.

Loggarna lagras som längst 1 månad och det är endast behörig personal som har tillgång till loggarna. De kan lämnas ut till medarbetare eller supportpersonal vid felanmälan. De kan även lämnas ut till åklagare och polis om de begär ut uppgifterna. De kan även lämnas ut till medarbetare, jurister och hyresnämnd eller domstol i samband med ett störningsärende.

När hyresförhållandet är slut

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevara allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar enligt gällande lagstiftning och dokumenthanteringsplan.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, för att begära rättelse, överföring eller för att begära att vi begränsar behandlingen, för att göra invändningar eller begära radering av dina uppgifter. Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.