Nyheter

Medarbetare drivande i digitaliseringsarbetet

När Tomelilla kommun började arbeta med robotisering inom socialtjänsten, var socialsekreterare och administratörer såväl initiativtagare som delaktiga i utvecklingen. Resultatet blev en digital kollega som nu sköter en stor del av administrationen vid ansökan om försörjningsstöd.

Sedan sommaren 2019 har Tomelilla kommun hjälp av en digital medarbetare, roboten Robin, för att administrera ansökningar om försörjningsstöd. Detta frigör tid som kan ägnas mer direkt åt klienterna istället.

Daniel Nilsen, enhetschef individ och familj, poängterar vikten av att använda mer av arbetstiden till att träffa klienter och att följa upp, istället för att lägga mycket tid på repetitiva administrativa arbetsuppgifter.

– Målet är att vi ska jobba mer med socialt arbete och hjälpa människor att komma ut i egen försörjning, säger Daniel.

Daniel berättar också att det kändes självklart att låta medarbetarna ha den huvudsakliga kontakten med utvecklarna av den digitala medarbetaren Robin.

– Det är de som jobbar i systemen och vet vad de behöver, säger han.

Hösten 2018 påbörjades jobbet genom att en processkartläggning genomfördes. Både socialsekreterare och administratörer på avdelningen var involverade. I början av 2019 fick den digitala medarbetaren provjobba i kommunens testversion av systemet som används. 

– Under testperioden hade vi avstämningar både oss kollegor emellan och med utvecklarna. Vi redogjorde för status och lyfte frågeställningar som vi gemensamt diskuterade fram ett svar på. Så alla har varit med och tänkt och tyckt till, berättar Louise Jönsson, administratör.

Den digitala medarbetaren fattar inte några egna beslut om vem som ska få försörjningsstöd. I stället sammanställer den ett beslutsunderlag för en mänsklig kollega.

– Första gången man besöker oss sker ett personligt möte. Det är endast återkommande ansökningar som den digitala medarbetaren sköter, säger Emma Hederström, socialsekreterare.

Sedan 2017 har återkommande ansökningar om försörjningsstöd gjorts genom inloggning med Mobilt BankID. I och med den digitala medarbetaren sker nu hela processen digitalt och inga papper behövs. När alla uppgifter är kontrollerade och en ansökan inlagd i verksamhetssystemet, skickas ett mail till en handläggare att ansökan är klar för översyn. Tidigare lades alla uppgifter från en ansökan in manuellt i kommunens verksamhetssystem. Speciellt normberäkningar, kontroll av uppgifter i ansökningarna och jämförelse mellan olika register var ett tidskrävande arbete.

Louise poängterar att det fortfarande finns detaljer kvar att skruva på, men att resultat redan märks. Tidigare gjorde två administratörer normberäkningar, nu behövs bara en.

– Som administratör märker jag redan skillnad och min erfarenhet och kompetens kan användas på ett annat sätt för att avlasta socialsekreterarna med mer kvalificerade uppgifter, säger Louise Jönsson.

Framöver är målet att göra det ännu enklare för invånarna med hjälp av digitalisering.

Användarvänligheten är prio ett, menar Daniel Nilsen. Vi ser till exempel framför oss att man ska kunna prata in sina uppgifter istället för att skriva och fylla i en blankett. Det ska vara enkelt och säkert och allt ska kunna göras med hjälp av en mobiltelefon.