Tomelilla kommuns analyshandbok stödjer kommunens medarbetare och chefer i uppföljning och förbättringsarbete. Handboken omfattar såväl analys som syntes. En god utgångspunkt är att alltid ta med invånarens och medarbetarens perspektiv och långsiktiga systemeffekter i analysen.
Begreppet analys härstammar från klassisk grekiska och betyder lösa upp och görs i syfte att bättre förstå de enskilda beståndsdelarna. När vi analyserar kommunens verksamhet löser vi alltså upp den i mindre delar för att göra det enklare att förstå delarna. Analysen går hand i hand med syntesen som betyder sätta ihop. Det är syntesen som ger oss förståelse för hur de olika delarna hänger samman i en större helhet och tillåter oss att arbeta mer systemövergripande. Tillsammans ger analys och syntes oss fördjupad kunskap om invånarna, medarbetarna och omvärlden, samt viktiga orsakssamband mellan vår vision, våra mål, aktiviteter och resultat.
Tillitsbaserad analys
Sedan 2019 arbetar Tomelilla kommun med en styrmodell som utgår från en tillitsbaserad ledningsfilosofi. Syftet är att den politiska viljeinriktningen ska få genomslag så att vision och mål uppnås. Den tillitsbaserade styrningen innebär samtidigt färre mål och mindre detaljstyrning. För den enskilde medarbetaren innebär det en större frihet att själv organisera sitt arbete, men också ett större ansvar att sätta sig in i sin verksamhet och verka för att kommunens vision och mål uppfylls.
Traditionell uppföljning och tillitsbaserad uppföljning
Vad skiljer då en tillitsbaserad analys från annan analys? Det är framför allt i tonvikten på den tillitsbaserade styrningens sju vägledande principer; tillit, medborgarfokus, helhetssyn, handlingsutrymme, stöd, kunskap och öppenhet. Nedan ges några typiska skillnader på traditionell uppföljning och tillitsbaserad uppföljning.
| Traditionell uppföljning | Tillitsbaserad uppföljning | ||
|---|---|---|---|
| 1 | Syfte | Tendens att betona ansvarsutkrävande som syfte | Större tonvikt vid lärande och konstruktivt stöd för utveckling |
| 2 | Fokus | Tendens att uppföljning endast noterar brister | Uppföljning av såväl brister som goda exempel |
| 3 | Fokus | Tendens att uppföljning görs alltför detaljerad, omfattande och stuprörsorienterad (med starkt fokus på ekonomivärden) | Större tonvikt vid långsiktiga systemeffekter och hållbarhet |
| 4 | Form | Tendens att följa upp på enkla mått och regelefterlevnad | Större tonvikt vid förståelse och dialog |
| 5 | Form | Tendens att uppföljningen hanteras sköts av särskilda granskare | Större tonvikt vid kollegiala uppföljningsformer |
| 6 | Perspektiv | Tendens att uppföljning görs endast ur huvudmannens perspektiv | Större tonvikt vid intressentperspektiven och särskilt medborgarens perspektiv |
| 7 | Tidpunkt | Tendens att uppföljning görs endast i efterhand (ex post) | Större tonvikt vid löpande uppföljning |
Källa: Bringselius, L 2019, Uppföljning ur ett tillitsperspektiv. Samtal om tillit i styrning, nr. 7, Finansdepartementet, Regeringskansliet
Den tillitsbaserade analysen följer en tillitsbaserad uppföljning. Den utgår från närhetsprincipen som innebär att analys, syntes och åtgärdsförslag genomförs så nära berörda medarbetare och invånare som möjligt och om möjligt inkluderar dem. Närhetsprincipen innebär att chefer inte alltid behöver genomföra eller ens ta del av analyser, utan kan fokusera mer på den systemövergripande syntesen och främja analysförmågan hos medarbetarna.
Varför ska vi analysera?
En analys har inget värde i sig själv. Värdet uppstår först när analysen bidrar till en syntes av ökad kunskap som omsätts till förbättringar. Det är därför viktigt att ha klart för sig vad man förväntar att analysen faktiskt ska bidra med innan man börjar. Tänk förändring och långsiktigt hållbar förbättring!
Det är också viktigt att inte nöja sig med ett enkelt svar på varför, utan verkligen fördjupa sig i syftet och målet med analysen. Fem x Varför?-metoden är ofta ett effektivt sätt att komma igång och nå in till roten till det man vill förändra.
Digitalisering
- Varför ringer folk till oss och frågar om deras ansökan har kommit in? Därför att de inte vet om det skett.
- Varför vet de inte om det skett? Därför att vi inte berättar det direkt.
- Varför berättar vi inte det direkt? Det går inte när man skickar in per vanlig post.
- Varför skickar man in ansökan per vanlig post? Vi har inget annat sätt.
- Varför finns det inget annat sätt? Vi har inte utvecklat webbformulär eller e-tjänst där autosvar är möjligt.
Tillitsbaserad ledningsfilosofi
- Varför funkar inte den tillitsbaserade styrningen så bra? Personalen tar inga egna initiativ.
- Varför tar de inga egna initiativ? De vet inte hur de ska göra.
- Varför vet de inte hur de ska göra? Ingen har berättat för dem.
- Varför har ingen berättat för dem? Det har varit fullt fokus på att införa styrmodellen centralt.
- Varför har det varit fullt fokus på att införa styrmodellen centralt? Det är så vi brukar göra.
Analysunderlag
Kommunövergripande arbetar vi med en löpande årlig process där varje verksamhet genomför en nuläges- och omvärldsanalys som ligger till grund för en nulägeskarta. Kartan utgör underlag för framtagande av politiska mål och verksamhetsplan. Stora delar av detta arbete görs i systemet Hypergene där det finns mallar och tutorial för hur analyserna ska genomföras.
Utöver Hypergene finns det ett antal mer verksamhetsspecifika ledningssystem och beslutsstöd såsom Qliksense, vari verksamheterna på en mer detaljerad nivå följer upp och analyserar respektive verksamhet. Ta gärna hjälp av de kvalitetsansvariga i respektive verksamhet för att få hjälp i analysarbetet.
Tomelilla kommun arbetar också med att tillgängliggöra så mycket information som möjligt på webben. Här finner du exempelvis jämförelsetjänst, brukarundersökningar och andra öppna datakällor:
Det kan också vara en god idé att utveckla en egen individuellt anpassad omvärldsbevakning utifrån din position i kommunen och dina intressen. Tips till hur man kan jobba med löpande omvärldsbevakning:
- Anmäl dig till nyhetsbrev från intressanta organisationer och projekt
- Var aktiv på LinkedIn och andra sociala nätverk
- Delta i seminarier och konferenser
Låt gärna din nyfikenhet styra och se utanför det allra mest relevanta områdena genom att exempelvis omvärldsbevaka inom ett annat land, en annan region eller en annan bransch. Analys- & syntesarbetet handlar som nämnt om förändring och förbättring. De bästa idéerna och innovationerna är ofta synteser som är vanliga i ett sammanhang, men helt nya i ett annat sammanhang.
Hjälp
Inom kommunen finns det verksamhets- och kvalitetsutvecklare med särskilt ansvar att följa upp och analysera kommunens verksamhet. Det finns även ett kommunövergripande kvalitetsnätverk som träffas regelbundet och diskuterar kvalitetsfrågor. Som anställd i kommunen är du välkommen att kontakta kvalitetsutvecklarna samt delta i kvalitetsnätverket för att lära mer om hur du kan bidra till vårt gemensamma analys- och kvalitetsarbete.