Upphandling och inköp

Kontakta oss

Tomelilla kommun
0417-180 00
kommun@tomelilla.se

Upphandlingssamordnare
Petra Alm
0417-183 03
inkop@tomelilla.se

Upphandlare
Fredrik Gunnarsson
0417-183 14
inkop@tomelilla.se

Kommunal upphandling

När kommunen köper varor, tjänster och byggentreprenader måste kommunen följa Lagen om offentlig upphandling, LoU. En upphandling resulterar antingen i ett ramavtal eller enskilt köp.

Ramavtal tecknas inom avtalsområden där vi har kontinuerliga behov, exempelvis kontorsmateriel. Under ramavtalets giltighetstid görs kontinuerliga avrop från de leverantörer som kommunen har ramavtal med.

Upphandlingar som berör fler än en verksamhet sköts av den centrala upphandlingsfunktionen, i övriga fall görs upphandlingarna av den enskilda verksamheten.

Tomelilla kommun använder Visma TendSign för elektronisk annonsering av upphandlingar.

Upphandlingar som annonseras nu finns under Visma TendSign där Tomelilla kommun publicerar upphandlingar.

Konkurrensutsättning är när en kommun prövar om ett privat företag, en förening eller ett kooperativ helt eller delvis kan driva kommunalt finansierad verksamhet. Detta istället för att kommunen driver verksamheten i egen regi.

Syftet med konkurrensprövning är att bredda antalet utförare. Det kan bidra till bättre kvalitet, lägre kostnader och ökad effektivitet. 

Konkurrensprövning enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU)

Det är den vanligaste metoden som i korthet innebär att kommunen ber andra aktörer lägga anbud på att driva en viss verksamhet som kommunen tidigare skött. Hur sådana upphandlingar går till regleras närmare av lagen om offentlig upphandling (LOU). 

Lagen om valfrihetssystem (LOV)

LOV kom till för att öka valfriheten inom stöd, vård- och omsorgstjänster och har funnits sedan 2009. Läs mer om LOV på Konkurrensverkets webbplats. 

Konkurrens inom enskild förskoleverksamhet, pedagogisk omsorg eller skolbarnomsorg

När det gäller skolan och förskolan kan du som förälder (eller myndig elev) redan välja mellan olika alternativ och driftsformer för dina barns skola och förskola. 

Kommunal verksamhet på entreprenad via uppdragsföretag

Det finns också tjänster som kommunen konkurrensutsätter där valfriheten gäller kommunen och inte medborgaren. Att använda sig av så kallade uppdragsföretag ger kommun en större valfrihet, även om kommunen har huvudansvaret för att tjänsterna erbjuds till medborgarna. 

Några exempel på verksamheter där vi använder uppdragsföretag:
 

  • Färdtjänst
  • Skolskjutsar
  • Hushållsavfall
  • Vinterväghållning
  • Vuxenutbildning
  • Tolkverksamhet

Kommunens pågående upphandlingar

Tomelilla kommun publicerar samtliga upphandlingar via Visma TendSign och på Oreo Upphandling där Ni kan se kommunens samtliga aktuella upphandlingar.

Övriga länkar nedan finner man samordnade upphandlingar med kommunernas och statlig inköpssamordning.

Det första och kanske viktigaste rådet om du vill lämna anbud är att bevaka när kommunen annonserar sina upphandlingar. Detta kan till exempel ske genom att regelbundet besöka vår webbplats eller genom att prenumerera på en bevakningstjänst.

Lämna elektroniska anbud via Tendsign

På webbplatsen Tendsign skapar, annonserar och följer upphandlare sina upphandlingar. Du som är leverantör kan lämna elektroniska anbud.

En offentlig upphandling genomförs skriftligt. Kommunen anger krav och önskemål i ett förfrågningsunderlag och leverantören svarar med ett anbud. Möjligheterna att i efterhand förändra något i dessa handlingar är mycket begränsade.

Om du vill lämna anbud till kommunen, tänk därför på följande:

  • Läs igenom förfrågningsunderlaget mycket noga. Eftersom anbudet inte kan kompletteras i efterhand är det viktigt att alla frågor som ställs i förfrågningsunderlaget besvaras klart och tydligt.
  • De intyg och handlingar som begärs måste också bifogas.
  • Se till att samtliga skall-krav kan uppfyllas. Anbud som inte uppfyller skall-kraven kan inte tas upp till prövning.
  • Kontrollera att anbudet kommer in till kommunen i rätt tid. För sent inkommit anbud får ej tas upp till prövning.

Vid oklarheter eller fel i förfrågningsunderlaget, tag snarast kontakt med kommunens handläggare. Detta är mycket viktigt! Om vi får synpunkter i tid kan vi göra förtydligande eller rättelser som når alla som har begärt handlingar.

Lagar som styr upphandlingen

För alla kommunens upphandlingar gäller Lagen om offentlig upphandling (LOU). Lagen styr den offentliga upphandlingen och syftet är bland annat att säkra den fria konkurrensen.  

Direktupphandling

Direktupphandling får endast ske då upphandlingens värde är lågt eller vid synnerliga skäl. Före direktupphandlingen ska alltid kontrolleras om ramavtal finns. Om ramavtal inte finns får direktupphandling endast ske efter den centrala upphandlingsfunktionens godkännande.

Upphandlingssamverkan med närkommunerna

Tomelilla kommun har tillsammans med Simrishamns kommun, Sjöbo kommun och Ystads kommun beslutat att i största möjliga utsträckning samverka kring sina ramavtalsupphandlingar. Gemensamma förfrågningsunderlag framtages och annonseras så att intresseradeleverantörer kan lämna anbud. De inkomna anbuden utvärderas gemensamt tillsammans med deltagande kommuner och kommunala bolag/förbund. På grund av rådande lagstiftning sluts leveransavtalen därefter var för sig.

Syftet är framförallt att skapa högre effektivitet genom att samutnyttja de upphandlingskompetenser som finns i de olika kommunerna samt att få bättre leveransvillkor genom större upphandlingsvolymer.

Upphandlingsansvarig/samordnare i Simrishamns kommun är Markus Bäckström i Sjöbo kommun Linda-Marie Malm samt i Ystads kommun Mattias Johansson.

Elektronisk fakturahantering och e-handel

Tomelilla kommun använder Raindance från Logica som portal för elektronisk fakturahantering och e-handel.

Elektronisk fakturahantering innebär att kommunens fakturor antingen skickas elektroniskt direkt från leverantören som Svefakturor eller att de ankommer till kommunen i pappersform och därefter skannas hos Logica i Malmö. 

Den inskannade fakturan överförs sedan elektroniskt till Tomelilla kommun och presenteras på Raindance-portalen. Kommunen vill få så många leverantörer som möjligt att skicka Svefakturor eftersom detta är bättre för både kommunen såväl som för leverantörerna.

Svefaktura är en standard för enkel e-faktura, som rekommenderas av SFTI. Svefakturastandarden är framtagen med fokus på att den ska vara enkel att leva upp till och att anslutningsprocessen mellan köpare och säljare ska vara så smidig som möjlig.

Svefakturan kräver inte några avancerade system utan kan användas med en mängd vanligt förekommande faktureringsprogramvaror.

Svefakturan innehåller alltid en referens till en beställare hos köparen. Referensen används för att styra fakturan automatiskt till den person som ska kontrollera den. Själva kontrollen och attesten är alltså manuell men naturligtvis med elektroniskt stöd genom ett e-fakturahanteringssystem.

Svefakturan har många fördelar gentemot skanning då vissa automatiska kontroller kan göras, styrningen blir enklare och den kan matchas mot elektroniska beställningar.

Tomelilla kommun arbetar för närvarande vidare med att införa fullständig e-handel där så är möjligt. Det innebär att samtliga delar vid inköp görs elektroniskt i Raindance-portalen. Först ut med detta är kommunens kostverksamhet som gör sina inköp elektroniskt.

Senast uppdaterad: 2019-10-02